Bei Bestattungen Gommer übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Rolle in der Organisation, Verwaltung und Begleitung von Bestattungen. Sie stehen den Angehörigen einfühlsam zur Seite und sorgen für einen würdevollen und reibungslosen Ablauf aller Prozesse.
Offene Stelle
Bürofachkraft im Bestattungsinstitut (m/w/d)
Was Sie erwartet
Ihre Aufgaben
- Dokumentation und Aktenführung: Verwaltung von Kundenakten, Bestattungsaufträgen und weiteren relevanten Dokumenten.
- Korrespondenz: Schriftliche Kommunikation mit Kunden, Behörden und anderen Institutionen, z.B. bei der Beantragung von Sterbeurkunden oder der Anmeldung bei der zuständigen Friedhofsverwaltung.
- Terminplanung: Koordination von Bestattungsterminen, Trauerfeiern und Beerdigungen.
- Dienstleister koordinieren: Organisation von Krematorien, Friedhöfen, Blumenlieferanten und anderen Dienstleistern (z.B. Grabsteine).
- Transportorganisation: Planung und Durchführung von Überführungen des Verstorbenen, sowohl lokal als auch international, falls erforderlich.
- Beratung: Unterstützung der Kunden bei der Auswahl von Bestattungsformen und -dienstleistungen.
- Unterstützung in Trauersituationen: Einfühlsame Kommunikation mit den Hinterbliebenen und Unterstützung bei der Auswahl von Grabstätten, Trauerkarten oder Särgen.
- Erstellung von Gedenk- und Trauerdrucken: Gestaltung von Traueranzeigen, Danksagungen und anderen gedruckten Materialien.
- Führung von Trauergesprächen: Unterstützung der Hinterbliebenen durch einfühlsame Gespräche, die den Trauerprozess begleiten.
- Beratung der Angehörigen: Individuelle Beratung der Trauernden hinsichtlich der Bestattungsmodalitäten und Trauerfeiergestaltung.
- Erstellung von Genehmigungen und Formularen: Ausfüllen und Einreichen der erforderlichen rechtlichen Dokumente wie z.B. Sterbeurkunden oder Bestattungsgenehmigungen bei Behörden.
- Gesetzliche Vorschriften beachten: Sicherstellung, dass alle Bestattungsdienstleistungen den geltenden rechtlichen Bestimmungen und Vorschriften entsprechen.
- Verwaltung von Bestattungszubehör: Organisation und Verwaltung von Materialien wie Särgen, Urnen, Trauerfloristik, Dekorationen und anderen benötigten Artikeln.
- Lagerhaltung: Bestandsaufnahme und Bestellung von neuen Materialien
- Telefon- und E-Mail-Verkehr: Entgegennahme von Anrufen, Bearbeitung von Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Stellen.
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung: Organisation und Überwachung von Terminen, sowohl für interne Zwecke als auch für Bestattungstermine.
- Datenbankpflege: Pflege von Kundendatenbanken, Verwaltung von Terminen und anderen relevanten Informationen in der Bestattungssoftware Power Ordo.
Vertrauen & Verantwortung
Was Sie mitbringen sollten
Für diese verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir eine einfühlsame, gut organisierte und belastbare Persönlichkeit. Neben fachlichen Qualifikationen sind vor allem Empathie, Diskretion und eine professionelle Haltung im Umgang mit Angehörigen gefragt.
- Abgeschlossene Ausbildung: Eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büroorganisation, Verwaltung oder ähnliche Berufe (z.B. Bürokaufmann/-frau, Kauffrau/-mann für Büromanagement) sind von Vorteil, aber kein Muss.
- Vertrautheit mit Bürosoftware: Gute Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (Microsoft Office, Excel, Word) und idealerweise Erfahrung mit speziellen Bestattungsverwaltungsprogrammen oder Datenbanken. Die Erfahrung mit speziellen Programmen ist jedoch kein Muss, da eine Einarbeitung erfolgen kann.
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Die Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten Bereitschaftsdienste zu übernehmen, ist erforderlich. Der Bereitschaftsdienst wird im Voraus geplant, findet im Wechsel statt und wird vergütet.
- Empathie und Sensibilität: Der Umgang mit trauernden Menschen erfordert ein hohes Maß an Empathie, Feingefühl und Einfühlungsvermögen, um in schwierigen, emotionalen Situationen angemessen zu reagieren.
- Kommunikationsstärke: Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um sowohl in schwierigen Gesprächen als auch in der Bürokommunikation professionell und einfühlsam zu agieren.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Der Umgang mit persönlichen, oft sensiblen Informationen verlangt ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauen.
- Belastbarkeit und Organisationstalent: Da die Arbeit sowohl mit emotionalen als auch mit organisatorischen Herausforderungen verbunden ist, sollte der Bewerber stressresistent und gut organisiert sein.
- Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein: Die Fähigkeit, zuverlässig Aufgaben zu erledigen und Verantwortung für die eigene Arbeit zu übernehmen.
- Flexibilität: Bereitschaft, in wechselnden und oft auch unvorhersehbaren Situationen schnell und angemessen zu reagieren, vor allem bei Notfällen oder kurzfristigen Änderungen in der Planung von Bestattungen.
- Teamfähigkeit: Auch wenn viele Aufgaben selbstständig erledigt werden, ist die Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und sich mit Kollegen abzustimmen, sehr wichtig.
- Erfahrung im Kundenservice oder in der Beratung: Erfahrung im direkten Kundenkontakt, idealerweise in einem sensiblen Umfeld wie dem Bestattungswesen, kann hilfreich sein.
- Ein echtes Interesse und eine ethische Haltung gegenüber dem Bestattungswesen sind wichtig, da der Umgang mit Tod und Trauer sehr respektvoll und professionell sein muss.
Benefits
Was wir bieten
Wir bieten nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern eine Aufgabe mit Bedeutung. Unser Motto „Wenn der Mensch den Menschen braucht“ gilt nicht nur für die Angehörigen, sondern auch für unser Team.
- Fort- und Weiterbildungsangebote: Möglichkeit zur Teilnahme an Fortbildungen, die spezifische Kenntnisse im Bestattungswesen, in der Trauerbegleitung oder in der Verwaltung von Bestattungen vermitteln.
- Schulungen in Trauerbegleitung: Seminare oder Workshops zur Schulung in der einfühlsamen Betreuung von Trauernden und in der Durchführung von Trauergesprächen.
- On-the-Job-Training: Praktische Einarbeitung und Unterstützung durch erfahrene Kollegen, um sich in den spezifischen Abläufen des Bestattungswesens zurechtzufinden.
- Wertschätzung der Arbeit: Anerkennung und Wertschätzung der wichtigen und verantwortungsvollen Arbeit im Bestattungswesen.
- Einfühlsame Unternehmenskultur: Ein respektvolles und einfühlsames Arbeitsklima, das die Bedürfnisse und Emotionen von Mitarbeitern und Trauernden gleichermaßen berücksichtigt.
- Gute Teamarbeit: Ein kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden.
- Faire und wettbewerbsfähige Bezahlung: Eine marktgerechte und faire Entlohnung, die der Verantwortung und den Anforderungen der Position entspricht.
- Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld: Zusätzlich zur regulären Bezahlung bieten wir Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld als Anerkennung für die geleistete Arbeit.
- Handyvertrag: Wir übernehmen die Kosten für einen Diensthandyvertrag oder bieten einen subventionierten Vertrag an. Die private Nutzung des Vertrags ist ebenfalls möglich.
- Kurzfristige Urlaubsplanung: Wir bieten eine flexible Urlaubsplanung, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, auch kurzfristig Urlaub zu nehmen.
- Vielfältige und sinnstiftende Arbeit: Abwechslungsreiche Aufgaben, bei denen die Mitarbeiter direkt zur Unterstützung von Trauernden beitragen und gleichzeitig eine wichtige gesellschaftliche Rolle spielen.
- Hohe Eigenverantwortung: Möglichkeit zur Übernahme von Verantwortung für bestimmte Aufgaben, wie etwa die Organisation von Bestattungen oder die Beratung von Angehörigen.
- Persönliche Weiterentwicklung: Chancen zur persönlichen Weiterentwicklung durch die Arbeit mit Menschen in besonderen Lebenssituationen und die Möglichkeit, als Teil eines Teams zu wachsen.
- Sicherer Arbeitsplatz: Das Bestattungswesen bietet in der Regel eine hohe Arbeitsplatzsicherheit, da die Nachfrage nach Bestattungsdienstleistungen konstant ist, unabhängig von wirtschaftlichen Schwankungen.
- Langfristige Perspektiven: Potenzial für eine langfristige Karriere im Unternehmen, mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Spezialisierung.
- Bedeutung und Sinnhaftigkeit der Arbeit: Die Möglichkeit, in einem Beruf zu arbeiten, der nicht nur beruflich, sondern auch persönlich erfüllend sein kann, da er den Menschen in einer ihrer schwierigsten Lebensphasen beisteht.
- Ausstattung mit modernen Arbeitsmitteln: Bereitstellung von modernen Bürogeräten und Software, die die Arbeit effizient und angenehm machen, sowie die Unterstützung bei der Nutzung digitaler Tools zur Organisation der Bestattungsdienstleistungen.
- Kostenlose Getränke: Wir stellen Ihnen kostenlos Kaffee, Tee und andere gewünschte Getränke zur Verfügung, um Ihren Arbeitsalltag angenehm zu gestalten und für Ihre Erfrischung zu sorgen.
Karriere
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Jano Gommer
Bestattermeister
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